1 Temmuz 2016 Cuma

Çevik Yöntemlere Geçerken Direnç Noktaları

Kurumunuzda Çevik Yöntemlere geçişe karar verildi veya verilmek üzere, dönüşüm süreci (İlgili makaleler: Çevik Yöntemlere DönüşümÇevik Yöntemlere YolculukÇevik Yöntemlerde Performans Ölçümübaşlamak üzere ise bazı zorluklar sizi bekliyor demektir. Herkesin çevik yöntemlere geçiş için can attığını düşünüyorsanız, yanılıyorsunuz. Dönüşüm sürecinde insanların desteğini alabilmek için ikna etmeniz gerekiyor. Hatta ikna etmeniz gereken çok kişi olduğunu göreceksiniz. Bu ikna sürecinde farklı konumlarda çalışan farklı kişilerin birbirinden farklı direnç noktaları olacak.  Kaygı, korku, itiraz, ön yargı vb. hepsini direnç noktası olarak niteledim. Kimi zaman bu direnç noktaları açıkça size söylenecek, kimi zamansa içte tutulup gizlenecek. Bu direnç noktalarını önceden bilmek buna göre hazırlanmak direnç noktalarını aşmanızı sağlayabilir. Bu amaçla en sık olanları altta özetlemeye çalıştım.


Öncelikle takımdan başlayalım:
  • Çok fazla toplantı var! Özellikle ayaküstü (stand-up) toplantılarının her gün yapılacak olması, henüz bu toplantıları deneyimlememiş kişilerde çevik yöntemlerde çok toplantı yapıldığı düşüncesini çağrıştırabiliyor. Burada en iyi argüman, sürenin 15 dakika ile sınırlı olduğunu ve bu kısa toplantının, saatler süren eski usul başka toplantılardan kurtulmak için faydalarını anlatmak.
  • Eğer baştan tasarımı yapmazsak, mimarimiz başarısız olur! Çevik yöntemlerde ürünün baştan nasıl olacağının düşünülmediği, tasarımın yapılmadığı yönünde yanlış bir algı var. Bunun tam tersine Ürün Vizyonu (Product Vision) en baştan ortaya konuyor, bunu destekleyici nitelikte Ürün Yol Haritası (Product Raodmap) da hazırlanıyor. Vizyon ve Yol Haritasını ortaya koyabilmek için elbette genel hatlarıyla teknik tasarım da ortaya konuyor. Bunun anlamı tüm tasarımı en ince detayı ile baştan yapmak değil elbette. Tasarımın detayları Döngüler (Iteration, Sprint) içinde oluşturuluyor. Teknik mükemmeliyet ve güçlü tasarım bilakis çevik dünyada çok önemsenen prensipler (İlgili makale: Çevik Yöntemler ve Teknik Mükemmellik).
  • Aynı yerde çalışmıyoruz, dolayısıyla çevik olamayız! Aynı yerde çalışma (co-location) takım içi iletişimi kuvvetlendirmek için önerilen bir yaklaşım. Eğer coğrafi olarak farklı yerlerde çalışanlardan kurulu takımlar varsa,  çevik yöntemler yine uygulanabilir. Belli periyotlarla takımı bir araya getirecek yüz-yüze toplantılar kurgulanabilir. Özellikle Döngü Sonu Gözden Geçirme (Iteration Review, Sprint Review and Demo) toplantıları, Döngü Planlama Toplantıları ve Retrospektifler (İlgili makale: Çevik Yöntemlerde Retrospektif) bu amaca çok uygundur. Kalan zamanda teknolojinin nimetlerinden faydalanıp telekonferans, videokonferans, mesajlaşma (Google Talk, Skype, WhatsUp vb.) kullanılarak iletişim güçlendirilebilir.

Yönetime bakalım:
  • Çevik yaklaşımda uzun dönemli planlama yapılamıyor, bütçelerimizi böyle yönetemeyiz! Bu çok temel bir yanılgı, çevik yöntemlerde kapsam, bütçe ve zaman yönetimi çok daha güçlü. Bütçe ve zaman en baştan belirlendiği için yönetebilmek de kolay. Ayrıca her gelen yeni müşteri talebi ayrı ayrı maliyetlendirilip bütün planlar revize edilmediği için bütçenin sık sık değişmesi riski de söz konusu değil.
  • Mevcut modelimiz bugüne kadar çalıştı, değiştirmeye ve çevik olmaya ihtiyaç yok! Eğer gerçekten müşterilerin, çalışanların memnun olduğu ve şirketin istenen genel performansı gösterdiği bir ortam varsa belki de değişim gerekli olmayabilir. Ancak bu direnç noktasının arkasında genelde şu gerçek yatar: Direktif verici - kontrol edici yönetim tarzına (command and control) alışkın ve gücü elinde tutan yöneticiler, bu güce veda etmek istemezler (İlgili makale: Çevik Yöntemlerde Sık Yapılan Hatalar). Onlar için çevik yöntemlerde takımların kendi başlarına organize olabilmeleri bir tabudur. Bu direnci aşabilmek için çevik takımların sağlayacağı verimlilik ve etkinlik artışı ön plana çıkartılıp, yöneticinin üzerindeki yükün azalacağı, taktik seviyedeki sorunlarla ilgilenmesine gerek kalmayacağı ve kendisinin stratejik diğer konulara odaklanabileceği anlatılabilir.
  • Bizim durumumuz çevik için uygun değil, çünkü çok karmaşık! Bu bazen “çok farklı”, “çok özel” olarak da gelebilir. Bu direnç noktası için en iyi yaklaşım benzer firmalara ait vakaların anlatılması ve çevik dönüşüm sonrası yakalanan ivmenin vurgulanmasıdır. Özellikle rakiplerin yaptığı başarılı dönüşümler, yönetim kadrosunu etkileyecektir.

Peki Müşteriler:
  • Bütün kapsam yapılmazsa, ihtiyaçlarımız karşılanmamış olur! Çağlayan modeli ile kapsama sıkı sıkıya bağlı çalışan kurumlarda en ufak bir iş isterinin bile yapılmaması sanki tüm iş eksik kalmış algısı yaratacaktır. Bu da çevik yöntemlere geçişte bir direnç yaratabilir. Burada en iyi ikna, aynı müşterilerin daha önceki uygulamalarda sunulan tüm kabiliyetlerin ne kadarını kullandıklarının gösterilmesi ile olacaktır.  Tüm sektörde sunulan kabiliyetlerin yaklaşık %64’ünün çok az kullanıldığı veya hiç kullanılmadığını (Kaynak: Standish Group Chaos Report 2009) anlatmak da işe yarayabilir. Ayrıca değişiklik isteklerinin olumlu karşılandığı, Ürün İş Listesi (Product Backlog) içinde önceliklendirmelerin proje boyunca yapılabileceğini aktarmak da müşterileri rahatlatacaktır.
  • Takımla birlikte tüm döngülerde çalışacak kadar zamanımız yok! Özellikle Ürün Sahibi (Product Owner) olan müşteriler bu konuyu gündeme getirebilir. Burada takımla birlikte çalışmanın ve takıma hızlı bildirim vermenin sağlayacağı faydalar anlatılabilir. Eğer gerçekten de istenen katılım sağlanamıyorsa, en azından Döngü Gözden Geçirme toplantısına mutlaka katılımını sağlayacak bir model oluşturup, Ürün Sahibi rolünü müşteriyle en yakın çalışan takım üyesine vermek de bir alternatif olabilir.

Herkes için ortak olanlar da bulunuyor, bunların sadece başlıklarını belirtiyorum. Bunlara sunulacak argümanlar, sizin yaratıcılığınıza kalıyor. 
  •  Şu anda rahattım
  •  Değişimden korkuyorum
  • Daha çok çalışmam gerekecek
  • Başkalarıyla daha çok konuşmam gerekecek, konuşmayı sevmiyorum

Temel olarak değişim yönetimi başlıkları olan bu konuları iyi yönetebilmek, direnç noktalarını iyi belirleyip gerekli hazırlıkları yapmak, dönüşümün başarılı olması için çok önemli anahtarlardır.



Hiç yorum yok:

Yorum Gönder