Proje Yönetim Ofisi (PYO - PMO) Ne İşe Yarar?

Uzay, uçak ve savunma sanayinde Proje Yönetim Ofisi (PYO)  kuruluşu 1950 lerden önce başladı. Son dönemde başta Telekom ve BT sektörleri  olmak üzere birçok kurumda PYO kuruldu ve proje yöneticileri tek çatı altında toplandı.  Dolayısıyla PYO’nun bir ihtiyaç olduğu konusunda birçok yönetici hemfikir görünüyor. Peki PYO ne iş yapar? Bu konuda kafalar biraz karışık. 2003 yılında CIO Magazine dergisinde yayınlanan bir araştırmaya göre PYO’nun ne iş yaptığı sorulmuş alınan yanıtlar şöyle:

•  % 43: Projeleri tek çatı altında toplar, proje takvimlerinin takibini ve raporlamalarını yapar.
•  % 12: Birbiriyle ilgisiz projelere proje yönetim hizmeti verir.
• % 12: Birbiriyle ilgili projeleri yönetir.
• % 5: Spesifik bir proje/programı veya kontratı yönetir.

gördüğünüz gibi farklı fikirler var. PYO'nun yaptığı en temel işlerden birisini proje yaşam döngüsünü (ilgili makale: Geniş Açıdan Proje Yaşam Döngüsü) ve süreçlerini belirlemek/geliştirmek ve de masterplanı yönetmektir. Projelerin başarılı olabilmesi için gerekli koşulların (ilgili makale: Başarılı Proje Ekibinin Soruları) sağlanmasında proje yöneticilerine gerekli desteği sağlamaktır.
Peki PYO’nun faydası nedir diyecek olursak, PYO’su olan şirketlerin yaklaşık %50’sinde proje başarı oranlarının arttığı gözlenmiş, bunun da şirketi stratejik ve finansal hedeflere ulaşmada desteklediği görülmüş.  Hangi alanlarda katkı sağladığı sorulduğunda da alınan yanıtlar da şu şekilde sıralanıyor:

• Proje yönetim standartlarının belirlenmesi
• Müşteri memnuniyetinde artış
• Verimlilikte artış
• Maliyetlerde düşüş
• Proje yönetimi dışındaki süreçlerin standartlaşması
• Tarihsel proje verilerinin saklanması ve öğrenilmiş derslerin oluşturulması
• Proje yöneticilerine mentörlük sağlanması
• Projelerin önceliklendirilmesi

PYO’nun da birkaç şekli var.  “Stratejik PYO” diyebileceğimiz halinde PYO, şirket üst yönetimine proje seçimi, önceliklendirilmesi ve gelişmelerin raporlanması fonksiyonlarını taşır. “Kurumsal PYO” diyebileceğimiz halinde PYO, kurumsal ölçekteki proje taleplerini toplayıp, projelendirme ve önceliklendirme fonksiyonlarını taşır. “İş Birimi PYO” diyebileceğimiz halinde PYO, iş tarafındaki taleplerin toplanması, birleştirilmesi, projelendirilmesi ve önceliklendirilmesi fonksiyonlarını taşır. “BT PYO” diyebileceğimiz halinde PYO, iş tarafının ilettiği BT taleplerinin projelendirilmesi ve önceliklendirilmesi fonksiyonlarını taşır.

Bir diğer konu da PYO’nun şirketin tamamını görebilecek şekilde , bütün bölümlere eşit uzaklıkta konumlanması, doğrudan Genel Müdür’e bağlı olması, şirket çıkarlarının korunması açısından önemli. Bir bölümün içinde olması durumunda o bölümün çıkarlarını ön planda tutma eğilimi olacaktır. Bağlı olduğu seviyenin düşük olması durumunda da diğer üst yöneticilerden gelecek baskılara boyun eğmek durumunda kalacak ve projeleri etkin yönetemeyecektir. PYO’nun güçlü olması için de PYO’nun yöneticisinin  icra kurulunda temsili önem kazanıyor, burada CPO (Chief Project Officer) rolü öne çıkıyor. Direkt CEO'ya bağlı olmak da oldukça önemli kazanımlar sağlayacaktır. Eğer CEO da başarılı (ilgili makale: Başarılı bir CEO olur muydunuz? ) ise mutlaka PYO da başarılı olacaktır.